IT-Systemauswahl und -einführung

Für die Software-Auswahl und -Einführung hat sich die von uns entwickelte systematische Vorgehensweise bewährt, in der mehrere voneinander abgegrenzte, aber zugleich aufeinander aufbauende Phasen zu durchlaufen werden.

Die in allen Stufen wiederkehrenden Dokumentations- und Moderationsprozesse bilden den Schlüssel für eine erfolgreiche Softwareauswahl. Unsere Moderation dient der Lenkung von Gruppenprozessen, um Teilnehmer zu gemeinsamen Zielen zu führen, ohne inhaltlich einzugreifen. Dies gelingt insbesondere, wenn wir als Moderator den Kommunikationsfluss strukturieren und Methoden anwenden, um Ressourcen zu aktivieren, wie z.B. bei Workshops, Meetings oder Veranstaltungen. Moderation umfasst zudem das Schaffen von Struktur, das Aktivieren aller Beteiligten und das Sichern von Ergebnissen, wobei Neutralität, Organisationstalent und rhetorische Fähigkeiten entscheidend sind.

Dazu gehören unter anderem:

  • Ständige Fortschrittvergleiche und Einhaltung des abgestimmten Zeitplans
  • Risikomanagement
  • Moderation von Workshops und Softwarepräsentationen
  • Wiederkehrende Rücksprache über die auszuwählende Software mit dem Entscheidungsgremium
  • Wiederkehrende Protokollierung des Entscheidungsprozesses zur Wissensabsicherung
  • Führung der Verhandlungen und Formulierung von Vertragsvorschlägen, die die Bedürfnisse der Käufer*innen und Verkäufer*innen gleichermaßen berücksichtigen

Neben der Moderation legen wir ebenso einen hohen Stellenwert auf die Dokumentation der Entscheidungsprozesse und -ergebnisse.

Unsere Dokumentation ist eine strukturierte Erfassung aller relevanten Informationen einer IT-Infrastruktur (Hardware, Software, Netzwerke, Benutzerrechte) zur Schaffung von Transparenz, Effizienz und Sicherheit. Sie dient dazu, Betriebsabläufe zu vereinfachen, Risiken zu minimieren, bei Störungen schnell zu handeln und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Zudem sichert sie Wissen im Unternehmen und erleichtert Mitarbeiterwechsel.

Was wird dokumentiert?

  • IT-Assets: Clients, Server, Netzwerkgeräte, deren Konfiguration und Lizenzierung.
  • Netzwerkstruktur: Verbindungen, Ports, Switches.
  • Benutzer und Berechtigungen: Wer hat welche Zugriffsrechte.
  • Prozesse und Richtlinien: Betriebsabläufe, Sicherheitsmaßnahmen.
  • Schutzbedarf
  • Kosten
  • NIS2-Anforderungen

Die Präsentation und Diskussion der Ergebnisse im Entscheidungsgremium und die Festlegung der nächsten Schritte im Rahmen der Projektumsetzung finden wiederkehrend in allen Entscheidungsstufen statt. Dies sichert eine transparente Entscheidungsfindung.

  • Vorbereitung der Workshops mit unternehmensspezifischen Fragen bzw. Fragebögen
  • Durchführung der Workshops mit den Fachabteilungen Vertrieb, Einkauf, Produktion, Logistik usw.
  • Analyse und Auswertung der aktuellen Geschäftsprozesse
  • Machbarkeitsanalyse
  • Moderation und Dokumentation der Analysephase
  • Präsentation und Diskussion der Arbeitsergebnisse mit dem Projektteam und der Geschäftsführung

  • Schwachstellenanalyse (Gap-Fit-Analyse)
  • Modellierung bzw. Reengineering kritischer Geschäftsprozesse (optionaler Baustein)
  • Entwicklung des ERP-Anforderungsprofils & unternehmensspezifischen Sollkonzeptes inkl. Soll-Ist-Vergleich
  • Soll-Ist-Vergleich der bestehenden ERP-Landschaft mit der zukünftigen ERP-Funktionalität
  • Moderation und Dokumentation der Entwicklungsphase des Softwareanforderungsprofils
  • Präsentation und Diskussion der Arbeitsergebnisse mit dem Projektteam und der Geschäftsführung

  • Aus der Vielzahl existierender ERP- bzw. IT-Systeme werden in der Projektstufe 3 über zwei Stepps die für Ihr Unternehmen passenden ERP-Systeme gefiltert.

    • Step 1: Grobauswahl des ERP- bzw. IT-Systems
      • Vergleich der Anforderungs- und Leistungsprofile
      • K.O.-Selektion aufgrund eigener und fremder Marktübersichten sowie Softwarekatalogen
    • Step 2: Feinauswahl des ERP- bzw. IT-Systems
      • Angebotseinholung
      • Kommunikation mit Software-Anbietern
      • Kosten- & Leistungsübersicht zu alternativen Softwaresystemen
      • Kosten- & Leistungsübersicht zu alternativen Softwarelieferanten eines Softwaresystems
      • Angebotsauswertung
    • Moderation und Dokumentation der Softwarebewertungssphase
    • Präsentation und Diskussion der Arbeitsergebnisse mit dem Projektteam und der Geschäftsführung

  • Entwicklung eines Präsentationsfahrplans für alle präsentierenden Softwareunternehmen
  • Softwarepräsentationen vor Ort im Unternehmen unter Teilnahme der Key User und ausgewählte User
  • Bewertung der Softwarepräsentationen im Hinblick auf die Umsetzbarkeit im Unternehmen
  • Ergänzende Referenzbefragung
  • Moderation und Dokumentation der Softwarepräsentationsphase
  • Begleitung der Referenzbesuche
  • Präsentation und Diskussion der Arbeitsergebnisse mit dem Projektteam und der Geschäftsführung
  • Angebotseinholung
  • Kommunikation mit Software-Anbietern
  • Kosten- & Leistungsübersicht zu alternativen Softwaresystemen
  • Kosten- & Leistungsübersicht zu alternativen Softwarelieferanten eines Softwaresystems
  • Angebotsauswertung

Die Verhandlung des Angebots eines Softwareanbieters besteht aus mehreren Komponenten.

  • Verhandlung der Konditionen
  • Verhandlung des Vertragswerks, oftmals bestehend aus AGB, Lizenzvertrag, Wartungs- und Hotlinevertrag, Cloudnutzung usw.
  • Absicherung der Verhandlungsergebnisse durch einen IT-Fachanwalt
  • Moderation und Dokumentation der Verhandlungsphase
  • Präsentation und Diskussion der Arbeitsergebnisse mit dem Projektteam und der Geschäftsführung
  •  
  • Projektmanagement der ERP-Systemeinführung
  • Customizing des Systems nach Vorgaben des Anforderungsprofils
  • Organisation der Projektlenkungssitzungen
  • Aufbau eines Krisenmanagements
  • Moderation und Dokumentation der Verhandlungsphase
  • Präsentation und Diskussion der Arbeitsergebnisse mit dem Projektteam und der Geschäftsführung

Von übergeordneter Bedeutung für den Erfolg des Gesamtprojekts ist die in Stufe 2 aufgeführte Entwicklung des unternehmensspezifischen Anforderungsprofils. Dem Projektleiter obliegt es, die geforderte Funktionalität der zukünftigen IT-Lösung in einem zweckmäßigen Detaillierungsgrad in Form von standardisierten Merkmalsausprägungen vertragstauglich zu definieren.